Regulamin serwisu Volun3

Obowiązuje od 2026-10-10

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w serwisie Volun3 (dalej: „Serwis”) i jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługodawcą jest Szymon Haponiuk, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną, adres: ul. Rydygiera 13/37, 01-793 Warszawa, Polska, e-mail: shaponiuk@volun3.com (dalej: „Usługodawca”).
3. Usługi w Serwisie są bezpłatne.
4. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie pod adresem /terms w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

§ 2. Definicje

1. Organizacja — podmiot (np. wspólnota, stowarzyszenie, fundacja, grupa nieformalna), dla którego w Serwisie założono przestrzeń do planowania grafików.
2. Administrator Organizacji — Użytkownik, który założył Organizację lub otrzymał w niej uprawnienia administracyjne (w tym ograniczone do kategorii lub ról).
3. Użytkownik — osoba fizyczna posiadająca Konto w Serwisie.
4. Konto — zbiór danych i ustawień umożliwiający zalogowanie się do Serwisu w ramach danej Organizacji.
5. Konsument — Użytkownik będący konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego; postanowienia dotyczące Konsumenta stosuje się także do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa ta nie ma dla niej charakteru zawodowego (art. 38a ustawy o prawach konsumenta).

§ 3. Rodzaje i zakres usług

1. Usługodawca świadczy usługę udostępniania narzędzia do planowania grafików wolontariuszy i członków Organizacji, w szczególności: prowadzenia listy osób, ról i kategorii, tworzenia wydarzeń, zbierania dostępności, przydzielania osób do ról, potwierdzania przydziałów, wysyłania powiadomień e-mail oraz udostępniania osobistego kalendarza w formacie iCalendar.
2. Usługodawca może rozwijać, zmieniać lub wycofywać poszczególne funkcje Serwisu, o ile nie narusza to praw nabytych Użytkowników; o istotnych zmianach informuje w Serwisie.
3. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, ale ze względu na bezpłatny charakter usług nie gwarantuje stałej dostępności. Przerwy techniczne mogą następować w szczególności w celu konserwacji, aktualizacji lub usunięcia awarii.

§ 4. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki internetowej (np. Firefox, Chrome, Edge, Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie oraz adres e-mail.

§ 5. Zawarcie i rozwiązanie umowy

1. Umowa o świadczenie usług zostaje zawarta z chwilą założenia Konta: przy rejestracji Organizacji albo przy przyjęciu zaproszenia od Organizacji. Warunkiem założenia Konta jest akceptacja Regulaminu i zapoznanie się z Polityką prywatności. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony. Użytkownik, którego Konto utworzył Administrator Organizacji, akceptuje Regulamin przy pierwszym logowaniu i do tego czasu nie może korzystać z Serwisu.
2. Osoba rejestrująca Organizację oświadcza, że jest uprawniona do działania w jej imieniu i w jej imieniu akceptuje Regulamin wraz z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1).
3. Konto może założyć osoba, która ukończyła 16 lat. Osoba młodsza może korzystać z Serwisu wyłącznie za zgodą przedstawiciela ustawowego, a Organizacja odpowiada za uzyskanie tej zgody.
4. Użytkownik może w każdej chwili, bez podania przyczyny, wypowiedzieć umowę, usuwając swoje Konto w ustawieniach (sekcja „Twoje dane”), wysyłając wiadomość na shaponiuk@volun3.com albo prosząc Administratora Organizacji o usunięcie Konta. Administrator Organizacji może w ten sam sposób usunąć całą Organizację wraz z jej danymi.
5. Konsument może także odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny, składając oświadczenie np. na adres e-mail Usługodawcy.
6. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn (w szczególności zakończenia świadczenia usług), informując o tym na adres e-mail Użytkownika lub Administratora Organizacji. Usługodawca może rozwiązać umowę lub zablokować Konto ze skutkiem natychmiastowym, jeśli Użytkownik rażąco narusza Regulamin lub prawo, w szczególności dostarcza treści bezprawnych lub zagraża bezpieczeństwu Serwisu.
7. Po rozwiązaniu umowy dane Konta, a przy usunięciu Organizacji — wszystkie jej dane, są usuwane zgodnie z Polityką prywatności i Załącznikiem nr 1.

§ 6. Zasady korzystania z Serwisu

1. Użytkownik korzysta z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści naruszających dobra osobiste lub prawa osób trzecich, obraźliwych, nawołujących do nienawiści, a także niezamówionej informacji handlowej (spamu).
3. Zakazane jest podejmowanie działań zakłócających działanie Serwisu, obchodzenie zabezpieczeń, próby uzyskania dostępu do danych innych Organizacji lub Użytkowników oraz udostępnianie swojego hasła innym osobom.
4. Użytkownik odpowiada za poufność swojego hasła i niezwłocznie informuje Usługodawcę lub Administratora Organizacji o podejrzeniu jego ujawnienia.
5. Kto zauważy w Serwisie treści bezprawne, może zgłosić je na shaponiuk@volun3.com; Usługodawca rozpatruje zgłoszenia niezwłocznie i może uniemożliwić dostęp do takich treści.

§ 7. Obowiązki Organizacji

1. Organizacja jest administratorem danych osobowych, które wprowadza do Serwisu, i odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do ich przetwarzania oraz za poinformowanie osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 13–14 RODO.
2. Organizacja wprowadza do Serwisu tylko dane potrzebne do planowania grafików. Nie wprowadza szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), np. informacji o zdrowiu lub przekonaniach religijnych, w szczególności w notatkach i opisach wydarzeń.
3. Organizacja odpowiada za treści wprowadzane przez swoich Administratorów oraz za nadawanie i odbieranie uprawnień w swojej przestrzeni.
4. Organizacja wysyła powiadomienia i zaproszenia wyłącznie do swoich członków i osób, które spodziewają się takich wiadomości. Usługodawca może ograniczać liczbę wysyłanych wiadomości.

§ 8. Odpowiedzialność

1. Usługodawca nie odpowiada za treści wprowadzane przez Organizacje i Użytkowników, z zastrzeżeniem art. 14 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. W relacjach z Użytkownikami niebędącymi Konsumentami odpowiedzialność Usługodawcy jest wyłączona w najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo, w szczególności za utracone korzyści i szkody wynikłe z przerw w działaniu bezpłatnego Serwisu; nie dotyczy to szkód wyrządzonych umyślnie.
3. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień Konsumentów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym przepisów o zgodności usługi cyfrowej z umową (rozdział 5b ustawy o prawach konsumenta).

§ 9. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać na shaponiuk@volun3.com lub pisemnie na adres Usługodawcy.
2. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające kontakt, nazwę Organizacji i opis problemu.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją wysłano, albo w inny wskazany sposób.
4. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, np. z pomocy miejskiego (powiatowego) rzecznika konsumentów lub wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej.

§ 10. Zagrożenia związane z korzystaniem z usług drogą elektroniczną

Korzystanie z internetu wiąże się z zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, phishing (podszywanie się pod Serwis w celu wyłudzenia hasła), przechwycenie danych przesyłanych przez niezabezpieczone sieci czy przejęcie Konta przy użyciu słabego lub powtórnie używanego hasła. Aby je ograniczyć, używaj silnego, unikalnego hasła, aktualizuj przeglądarkę i system, sprawdzaj adres strony przed zalogowaniem i nie loguj się na cudzych urządzeniach bez wylogowania. Usługodawca nigdy nie prosi o podanie hasła w wiadomości e-mail.

§ 11. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych i używania plików cookie opisuje Polityka prywatności. Przetwarzanie danych wprowadzanych przez Organizację w imieniu Organizacji reguluje Załącznik nr 1.

§ 12. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług albo względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Usługodawca informuje w Serwisie lub na adres e-mail co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może przed tym terminem wypowiedzieć umowę.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu. Wybór prawa nie pozbawia Konsumenta ochrony przyznanej mu przez bezwzględnie obowiązujące przepisy państwa jego zwykłego pobytu.
2. Spory z Konsumentami rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych; spory z pozostałymi Użytkownikami i Organizacjami — sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Usługodawcy.
3. Regulamin obowiązuje od 2026-10-10. Wersja polska jest wersją wiążącą; inne wersje językowe mają charakter wyłącznie informacyjny.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa zawarta między Organizacją jako administratorem (dalej: „Administrator”) a Usługodawcą jako podmiotem przetwarzającym (dalej: „Przetwarzający”), na podstawie art. 28 ust. 3 RODO. Zostaje zawarta wraz z akceptacją Regulaminu przez osobę rejestrującą Organizację.

1. Przedmiot i czas trwania. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych wprowadzanych do Serwisu przez Organizację i jej Użytkowników, na czas korzystania z Serwisu przez Organizację.
2. Charakter i cel. Przetwarzanie obejmuje przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, wysyłanie powiadomień i usuwanie danych, wyłącznie w celu świadczenia usług opisanych w § 3 Regulaminu.
3. Rodzaj danych i kategorie osób. Dane członków, wolontariuszy i Administratorów Organizacji: imię, nazwisko, adres e-mail, dane logowania, przynależność do kategorii, kompetencje, dostępność wraz z notatkami, przydziały i ich potwierdzenia.
4. Polecenia. Przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora; poleceniem są Regulamin oraz czynności wykonywane przez Administratorów Organizacji w Serwisie. Administrator poleca także Przetwarzającemu umożliwić Użytkownikowi, który usuwa swoje Konto, usunięcie jego danych w Organizacji (rekordu osoby, dostępności i przydziałów) oraz poinformować o tym e-mailem Administratorów Organizacji. Przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeśli jego zdaniem polecenie narusza prawo.
5. Poufność. Przetwarzający zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności.
6. Bezpieczeństwo. Przetwarzający stosuje środki, o których mowa w art. 32 RODO, opisane w Polityce prywatności (m.in. szyfrowanie połączeń, skróty haseł, limity prób logowania, oddzielenie danych Organizacji).
7. Dalsze powierzenie. Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z podprzetwarzających. Obecnie są to: OVH SAS (Francja) — hosting i poczta e-mail, w UE. O zamiarze zmiany podprzetwarzających Przetwarzający informuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; Administrator może zgłosić sprzeciw, a w razie jego nieuwzględnienia — rozwiązać umowę. Przetwarzający nakłada na podprzetwarzających te same obowiązki ochrony danych.
8. Pomoc Administratorowi. Przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO.
9. Naruszenia. Przetwarzający zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, na adres e-mail Administratora Organizacji.
10. Zakończenie. Po zakończeniu świadczenia usług Przetwarzający usuwa wszystkie dane osobowe Organizacji, chyba że prawo nakazuje ich dalsze przechowywanie; na żądanie zgłoszone przed usunięciem przekazuje Administratorowi ich kopię. Przetwarzający nie wykonuje kopii zapasowych, więc usunięcie jest ostateczne.
11. Kontrola. Przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia przeprowadzanie audytów, po uprzednim uzgodnieniu terminu i zakresu.
12. Pozostałe. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin i RODO.